DentalBooks — Privacyverklaring
25 september 2026 — versie 2
Bron: https://dentalbooks.nl/privacy

1. Wie is verantwoordelijk?

DentalBooks is de financiële assistent voor zelfstandig werkende tandartsen, aangeboden door Jaroocom. Voor vragen over persoonsgegevens en verzoeken over je account kun je contact opnemen via jannesroosen@jaroocom.com.

JaroocomKvK-nummer: 90593812Bedrijfsadres: Vredestraat 145, 6511 AD Nijmegen, Nederland

Voor accountbeheer, ondersteuning en de eigen dienstverlening bepaalt Jaroocom het doel van de verwerking. Voor persoonsgegevens die jij in je bedrijfsadministratie opneemt, bepaal jij het doel; DentalBooks verwerkt die om de door jou gevraagde functies uit te voeren.

2. Welke gegevens gebruiken we?

Account en onderneming: naam, e-mailadres, eventuele profielfoto, bedrijfsgegevens en instellingen die je opgeeft.

Administratie: facturen, bonnen, documenten, contact- en betaalgegevens, geïmporteerde banktransacties, ritten en financiële uitgangspunten.

Gekoppelde diensten: accountidentificatie, toegangstokens en de gegevens die nodig zijn voor de koppeling die je inschakelt.

Bo: vragen, gespreksinformatie en, bij gebruik van spraak, audio en transcriptie voor het beantwoorden van je verzoek.

Technische gegevens: sessiegegevens, IP-adres en fout- en beveiligingsinformatie die bij het gebruik van de dienst worden verwerkt.

DentalBooks is geen patiëntendossier. Upload geen patiëntgegevens, medische dossiers of BSN’s. Controleer praktijkafrekeningen en documenten hierop voordat je ze importeert.

3. Waarom verwerken we gegevens?

Account, administratie, documentverwerking en beantwoording door Bo: uitvoering van de afgesproken dienst.

Beveiliging, foutonderzoek en ondersteuning: ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en bruikbaar te houden, afgewogen tegen jouw rechten.

Onze eigen facturen en wettelijke verzoeken: naleving van een wettelijke verplichting.

Optionele marketing: alleen met een toepasselijke wettelijke grondslag; waar toestemming nodig is, vragen we die apart. Akkoord met de voorwaarden is geen marketingtoestemming.

We gebruiken gegevens om je account en administratie beschikbaar te maken, documenten te verwerken, financiële overzichten te berekenen, Bo te laten antwoorden en je gekozen koppelingen uit te voeren. Dit is nodig voor onze dienstverlening aan jou. Voor beveiliging en het oplossen van storingen hebben we een gerechtvaardigd belang, waarbij we rekening houden met je privacy. Eigen facturatiegegevens verwerken we ook wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Optionele koppelingen en microfoontoegang schakel je zelf in. Je kunt de daarvoor gegeven toestemming weer intrekken. Zonder optionele koppeling kun je documenten ook zelf uploaden.

4. Gmail en Google-gegevens

Na jouw toestemming kan DentalBooks e-mailberichten en bijlagen lezen om mogelijke facturen, bonnen en praktijkafrekeningen te vinden en te importeren. Daarbij worden onder meer afzender, onderwerp, datum, berichtinhoud en bijlagen verwerkt. De zoekfilters zijn gericht op financiële documenten; de door Google verleende leesmachtiging is technisch breder dan die filters.

De scan bewaart niet standaard de volledige berichtinhoud. Een door jou goedgekeurde financiële e-mail of bijlage kan als administratief document worden opgeslagen. We bewaren ook identificatienummers, afzender, onderwerp, datum, classificatie, verwerkingsstatus en afgeleide gegevens die nodig zijn om importvoorstellen te tonen en dubbele verwerking te voorkomen.

Voor lezen gebruiken we gmail.readonly. Als je de conceptfunctie gebruikt, vragen we gmail.compose om na jouw bevestiging een concept met factuurbijlage in Gmail te maken. Deze Google-machtiging omvat technisch ook verzenden, maar DentalBooks verstuurt de mail niet rechtstreeks: je controleert en verzendt het concept in Gmail. We vragen geen gmail.modify aan voor het aanpassen van je mailbox of labels.

Ruwe Google-gegevens en alle daarvan afgeleide gegevens, inclusief extracties, classificaties, financiële samenvattingen en geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens, worden alleen gebruikt voor de zichtbare functies die je met DentalBooks gebruikt. We verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties, kredietbeoordeling of het ontwikkelen, verbeteren of trainen van algemene AI- of machinelearningmodellen. We geven deze gegevens ook niet aan derden voor zulke doeleinden. Menselijke inzage is beperkt tot je uitdrukkelijke toestemming, noodzakelijke beveiliging of wettelijke verplichtingen.

Het gebruik en de overdracht van ruwe en afgeleide informatie ontvangen via Google API’s volgen de Google API Services User Data Policy en het Google Workspace-beleid, inclusief de Limited Use-vereisten.

Je kunt Gmail ontkoppelen in DentalBooks en de toegang intrekken via je Google-account. Reeds geïmporteerde administratie wordt daarmee niet automatisch verwijderd; daarvoor kun je een apart verwijderverzoek doen.

5. OneDrive

Als je OneDrive koppelt, gebruikt DentalBooks bestandsnamen, mapinformatie en gekozen documenten om imports voor te stellen en je administratie in de ingestelde archiefmap te bewaren. Documenten kunnen daar worden aangemaakt, hernoemd of verplaatst om het archief bij te werken. DentalBooks blijft de bron voor de financiële en betaalstatus.

Een importvoorstel negeren verwijdert het oorspronkelijke OneDrive-bestand niet. Ontkoppelen verwijdert eerder opgeslagen bestanden evenmin. Je beheert je eigen OneDrive-kopieën ook via Microsoft.

6. Dienstverleners en AI

Jaroocom is verantwoordelijk voor de account- en dienstgegevens waarvoor wij het doel bepalen. Voor persoonsgegevens van relaties die jij in je administratie opneemt, blijf jij verantwoordelijk voor rechtmatige invoer en gebruik. Als wij die uitsluitend in jouw opdracht verwerken, is een verwerkersovereenkomst nodig. Vraag deze vóór gebruik met zulke gegevens bij ons op.

DentalBooks gebruikt Vercel voor hosting, Supabase voor account- en gegevensopslag, OpenAI voor documentherkenning en Bo, en Stripe voor de webabonnementen. Google, Apple en Microsoft verwerken gegevens wanneer je hun login of koppeling gebruikt.

Bij documentherkenning sturen we de geselecteerde PDF of afbeelding naar OpenAI. Dit kan de volledige bijlage zijn, ook wanneer die uit Gmail is geïmporteerd. Het document, de geëxtraheerde tekst en de herkende gegevens worden in Supabase opgeslagen voor je administratie. Bij Bo kunnen je vraag, gesprekscontext, relevante administratieve gegevens en spraak worden verwerkt, waaronder gegevens die uit Google-documenten zijn afgeleid. Dit is geen automatische anonimisering. Controleer documenten vóór import en deel geen informatie die niet nodig is. AI-uitkomsten blijven controleerbaar en bepalen niet zelfstandig je definitieve belastingaanslag.

We gebruiken de OpenAI API voor het uitvoeren van deze functies, niet voor het trainen van modellen met Google-gegevens. Bij Responses-verzoeken schakelen we de opslag van antwoorden bij OpenAI uit. Dit betekent niet dat alle tijdelijke verwerking of veiligheidsregistratie vervalt. Volgens de OpenAI API-datacontroles kunnen misbruikmonitoringsgegevens standaard tot 30 dagen worden bewaard, met uitzonderingen voor wettelijke verplichtingen. We beloven daarom geen Zero Data Retention. Meer informatie staat in de OpenAI API-datacontroles.

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor internationale verwerking zijn passende waarborgen nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of de Europese standaardcontractbepalingen. Je kunt informatie over de toepasselijke verwerkersafspraken en waarborgen bij ons opvragen.

7. Bewaren, beveiligen en verwijderen

Koppelingstokens bewaren we zolang de koppeling bestaat. Bij succesvol ontkoppelen verwijderen we de koppeling en de lokaal opgeslagen tokens. Trek de toestemming ook in bij Google om de machtiging aan de kant van Google te beëindigen.

Mailvoorstellen en hun afgeleide gegevens blijven in de werkruimte voor beoordeling en om dubbele imports te voorkomen. Negeren of ontkoppelen wist deze historie niet automatisch. Je kunt hiervoor een verwijderverzoek indienen; accountverwijdering verwijdert de bijbehorende persoonlijke werkruimte.

Geïmporteerde documenten, extracties, administratie en opgeslagen Bo-gespreksgegevens bewaren we zolang je de werkruimte gebruikt, tot definitieve verwijdering of een uitgevoerd verwijderverzoek. Een document in de prullenbak is nog niet definitief gewist.

Kopieën in jouw Gmail of OneDrive vallen onder jouw beheer bij die aanbieder. Verwijdering in DentalBooks verwijdert die oorspronkelijke berichten of externe archiefkopieën niet.

Je kunt je volledige account verwijderen via Instellingen → Privacy & beveiliging → Account verwijderen. Daarbij verwijderen we je account en de persoonlijke werkruimtes die daarvoor in aanmerking komen, inclusief bijbehorende documenten en koppelingstokens. Bij gedeelde werkruimtes kan eerst overdracht van eigendom nodig zijn. Uitloggen, een onderneming verwijderen en een koppeling verbreken zijn afzonderlijke acties.

We bewaren in je account welke versie van de voorwaarden je hebt aanvaard, dat je de privacyverklaring hebt gelezen en het tijdstip daarvan. Dit bewijs wordt door de server vastgelegd, is geen vrij bewerkbaar profielveld en wordt bij verwijdering van je account mee verwijderd. Voor een concrete wettelijke bewaarplicht of lopend geschil kan afzonderlijke, beperkt toegankelijke bewaring nodig zijn; we leggen dan uit welke gegevens en waarom.

Je administratie blijft beschikbaar zolang je die in je actieve werkruimte bewaart. Ontkoppelen stopt de koppeling, maar is geen verzoek om je account of administratie te wissen. Voor verwijdering van je account, geïmporteerde gegevens of opgeslagen koppelingen kun je mailen naar jannesroosen@jaroocom.com. We controleren je identiteit en bevestigen welke gegevens kunnen worden verwijderd en wanneer.

Gegevens die nodig blijven voor een wettelijke verplichting of een lopend geschil worden alleen voor dat doel bewaard. Zorg vóór verwijdering zelf voor een kopie van administratie die je moet bewaren. DentalBooks garandeert geen afzonderlijk meerjarig archief nadat je je account hebt verwijderd.

Wijzigingshistorie van je administratie kan eerdere waarden van gewijzigde of verwijderde records bevatten. Deze historie blijft bij de werkruimte horen en wordt bij verwijdering van de bijbehorende persoonlijke werkruimte mee verwijderd. Alleen een factuur verwijderen wist dus niet noodzakelijk de bijbehorende wijzigingshistorie.

Voor de op 25 september 2026 gebruikte abonnementen vermelden de aanbieders de volgende termijnen voor technische loghistorie: Vercel Hobby toont runtime-logs gedurende 1 uur; Supabase Free bewaart API- en databaselogs 1 dag. Dit zijn geen bewaartermijnen voor je facturen, documenten of alle interne gegevens van die aanbieders. De OpenAI-termijnen staan hierboven bij AI-verwerking.

Het huidige Supabase Free-abonnement omvat geen automatische back-upvoorziening voor ons als klant. Daaruit volgt niet dat bij de aanbieder nergens tijdelijke herstel- of veiligheidskopieën bestaan. Verwijdering uit eventuele back-ups kan later plaatsvinden dan uit de actieve administratie. Wij beloven hiervoor geen onbevestigde maximale termijn. Voor een verwijderverzoek leggen we vast welke gegevens actief zijn verwijderd en welke verwerking door een dienstverlener nog moet worden bevestigd.

De app gebruikt toegangscontrole per werkruimte en versleutelde opslag van koppelingstokens. Alleen bevoegde toegang is toegestaan. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen.

8. Cookies en lokale opslag

Een verkleinde profielfoto kan maximaal vijf minuten privé in je browsercache worden bewaard om herhaald laden te beperken. Een nieuwe upload krijgt een nieuw adres. Gedeelde apparaten gebruik je bij voorkeur met een eigen browserprofiel.

DentalBooks gebruikt sessiecookies om je ingelogd te houden en lokale browseropslag voor onder meer weergavevoorkeuren en de demo. Deze opslag is nodig voor de gekozen functies. Het verwijderen van cookies kan je uitloggen; het wissen van lokale opslag kan voorkeuren en lokale demogegevens verwijderen.

9. Je rechten en contact

We gebruiken Bo niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor je hebben. Je controleert en bevestigt voorgestelde wijzigingen. Vermeld bij een verzoek welke gegevens het betreft; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee. We vragen alleen aanvullende identificatie als die nodig is.

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en eerder gegeven toestemming intrekken. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Mail je verzoek naar jannesroosen@jaroocom.com. Je krijgt in beginsel binnen één maand antwoord. Als meer tijd nodig is, laten we dat weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij wijzigingen werken we deze pagina en de datum bovenaan bij. Voor wezenlijk ander gebruik van gegevens informeren we je en vragen we opnieuw toestemming wanneer dat nodig is.